Гарант защиты персональных данных Италии: предупреждение Министерству внутренних дел за обработку данных о болезни сотрудника и задержку ответов на запросы

Provvedimento del 17 aprile 2026 [10254140]

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[doc. web n. 10254140]

Provvedimento del 17 aprile 2026

Registro dei provvedimenti

n. 270 del 17 aprile 2026

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia, componente, e il dott. Luigi Montuori, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito “Regolamento”);

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la Direttiva 95/46/CE (di seguito “Codice”);

VISTO il Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali, approvato con deliberazione n. 98 del 4 aprile 2019, pubblicato in G.U. n. 106 dell’8 maggio 2019 e in www.gpdp.it, doc. web n. 9107633 (di seguito “Regolamento del Garante n. 1/2019”);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del Regolamento del Garante n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, doc. web n. 1098801;

Relatore la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni;

PREMESSO

1. Introduzione.

Con distinti reclami del XX, il XX, Ispettore della Polizia di Stato, ha lamentato presunte violazioni della normativa in materia di protezione dei dati personali, con particolare riferimento al trattamento dei dati relativi alle sue assenze per malattia in congedo straordinario, nonché al tardivo riscontro a due richieste di esercizio dei diritti ai sensi degli artt. 15-22 del Regolamento.

Il reclamante ha, in particolare, rappresentato che il Dirigente dell’Ufficio Prevenzione Generale e Soccorso Pubblico della Questura di Torino, dove lo stesso all’epoca prestava servizio, nel redigere una segnalazione disciplinare a suo carico poiché lo stesso si era rifiutato di trattenersi oltre l’orario di servizio, avrebbe fatto esplicito riferimento ad una sua “assenza per malattia risalente a ben otto mesi prima rispetto alla vicenda oggetto di segnalazione disciplinare”, quale informazione che, secondo il reclamante, sarebbe “stat[…a] riportat[…a] senza alcun valido motivo [… e che] non era in alcun modo pertinente alla vicenda oggetto della segnalazione disciplinare” (cfr. relazione del XX, prot. n. XX, laddove si legge che “subito dopo la comunicazione del trasferimento il dipendente fu colpito da malattia, da cui derivò la fruizione di 31 giorni di congedo straordinario, dal XX al XX”).

Tale informazione sarebbe stata riportata anche nella relazione istruttoria ministeriale n. XX del XX, in ulteriori atti prodotti nell’ambito dell’attività istruttoria relativa al ricorso amministrativo del reclamante avverso il rapporto informativo del XX (cfr., in particolare, controdeduzioni al ricorso avverso il rapporto informativo del XX, ove si legge che “…Il dipendente veniva assegnato alla I sezione COT quale capo turno, cui seguiva un periodo di malattia…”), nonché nella relazione prot. XX del XX, con cui il predetto Dirigente, in una nota interna indirizzata al Questore, discorrendo del dipendente, avrebbe affermato che “si era registrata una sua ritrosia al trasferimento” e che “coincidenza volle che il dipendente […] subito dopo la comunicazione del provvedimento fu colpito da malattia, da cui derivò la fruizione di 31 giorni di congedo straordinario”.

Il reclamante ha, altresì, rappresentato che, in data XX, avrebbe trasmesso al Ministero due istanze di esercizio dei diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento senza tuttavia ottenere alcun riscontro nei termini di legge.

2. L’attività istruttoria.

Nell’ambito dell’istruttoria, con nota del XX, il Ministero dell’Interno – Dipartimento della Pubblica Sicurezza – Polizia di Stato, nel dare atto di aver fornito riscontro, il medesimo giorno, alle predette istanze formulate dall’interessato, ha dichiarato che:

- i fatti lamentati dal reclamante “si riferiscono alla “segnalazione per le opportune valutazioni disciplinari”, da parte del Dirigente dell’Ufficio prevenzione generale e soccorso pubblico della Questura di Torino (sede ove l’interessato ha prestato servizio all’epoca dei fatti e, come tale, responsabile dello stato matricolare), di un episodio accaduto due giorni prima, in cui [… il reclamante] “era accusato di non aver ottemperato alla richiesta del superiore gerarchico di prolungare il turno di lavoro di straordinario, trattandosi di un fatto risalente a ben otto mesi prima rispetto alla vicenda oggetto della stessa segnalazione disciplinare””;

- tale trattamento “è avvenuto nell’ambito del rapporto di lavoro e con la necessita di gestire il rapporto stesso, nonché per adempiere a specifici obblighi, quali le valutazioni di carattere disciplinare e di servizio e per l'avvio della conseguente istruttoria disciplinare con la contestazione degli addebiti”;

- il ““Regolamento di disciplina” prevede, in una norma di portata generale e a tutela del dipendente-incolpato (articolo 13), che “L’Organo competente ad infliggere la sanzione deve: tener conto di tutte le circostanze attenuanti, dei precedenti disciplinari e di servizio del trasgressore, del carattere, dell’età, della qualifica e dell’anzianità di servizio” e, quindi, di tutti i comportamenti di servizio ritenuti meritevoli di valutazione in sede amministrativa”;

- inoltre, “l’interessato ha presentato alcuni ricorsi amministrativi avverso sanzioni disciplinari […], nonché ricorsi amministrativi gerarchici al Signor Capo della Polizia - Direttore generale della pubblica sicurezza avverso provvedimenti disciplinari e avverso il giudizio del rapporto informativo relativo all’anno XX, con ciò imponendo all’ Amministrazione, anche ai fini di una efficace difesa delle proprie posizioni, il trattamento di questi dati, in quanto strettamente necessari a lumeggiare la vita lavorativa dell’odierno reclamante nell’ambito del rapporto di impiego”.

Facendo seguito al riscontro fornito dal predetto Ministero all’istanza dell’interessato, quest’ultimo, con nota del XX, ha fornito ulteriori elementi informativi in merito alla vicenda in esame, evidenziando più in particolare che, secondo la Questura di Torino (cfr. nota del XX):

- il passaggio della segnalazione disciplinare del XX in cui si fa riferimento all’assenza per malattia del reclamante è stato inserito in quanto il Ministero “intendeva rappresentare una vicenda precedente ed analoga a quella oggetto di segnalazione disciplinare, in quanto espressiva di una ipotetica difficoltà del dipendente ad adeguarsi alle decisioni del superiore gerarchico”;

- nel dettaglio, tale passaggio relativo alla malattia del dipendente è stato esplicitato “con la finalità di consentire una piena possibilità di valutazione nel merito, al titolare della potestà disciplinare […] quale elemento di valutazione offerto al titolare della potestà disciplinare”;

- “tale elemento, sebbene non strettamente indispensabile (dotato quindi di una pertinenza affievolita) rispetto al fatto oggetto di contestazione, non può certamente considerarsi "eccedente", in quanto funzionale a contestualizzare le condotte segnalate e a tracciare un profilo a tutto tondo dell'interessato”;

- quanto, invece, all’istruttoria avviata “in occasione del ricorso prodotto dal dipendente avverso il rapporto informativo per l'anno XX […], il trattamento del dato risulta perfettamente funzionale al procedimento amministrativo e risponde ai principi di legge. Invero, le assenze dal servizio, a qualsiasi titolo avvenute, costituiscono un dato oggettivo che deve essere necessariamente valutato in sede di compilazione del rapporto informativo”.

A tale ultimo proposito, il reclamante ha fatto pervenire, con la predetta memoria integrativa del XX, ulteriori elementi e proprie considerazioni al riguardo.

Con nota del XX, l’Ufficio, sulla base degli elementi acquisiti, dalle verifiche compiute e dei fatti emersi a seguito dell’attività istruttoria, ha notificato al predetto Ministero, ai sensi dell’art. 166, comma 5, del Codice, l’avvio del procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui all’art. 58, par. 2, del Regolamento, sul presupposto che il trattamento dei dati personali della reclamante nell’ambito della relazione del XX, prot. n. XX fosse stato effettuato in violazione degli artt. 5, par. 1, lett. a), b) e c), 6, 9 e 12 del Regolamento nonché 88 del Regolamento (art. 113 del Codice).

Con la medesima nota, il predetto titolare è stato invitato a produrre al Garante scritti difensivi o documenti ovvero a chiedere di essere sentito dall’Autorità (art. 166, commi 6 e 7, del Codice, nonché art. 18, comma 1, della l. 24 novembre 1981, n. 689).

Con nota del XX, il predetto Ministero, che non ha richiesto di essere audito, ha depositato le proprie memorie difensive, rappresentando, in particolare, che:

- tenuto conto di quanto prescritto dal d.P.R. 25 ottobre 1981, n. 737 (spec. artt. 12 e 13), “affinché l’organo competente ad infliggere la sanzione sia messo in condizione di valutare «tutte le circostanze attenuanti», i «precedenti disciplinari e di servizio», il «carattere», l’«età», la «qualifica» e 1’«anzianità di servizio», occorre che il superiore gerarchico che ha rilevato l’infrazione rappresenti al predetto organo ogni elemento informativo utile alla valutazione dei menzionati criteri. Non limitandosi quindi a riferire gli elementi costitutivi dell’infrazione disciplinare, ma illustrando anche ogni circostanza attenuante (e aggravante) e ogni ulteriore elemento indicativo delle inclinazioni caratteriali del dipendente”;

- “occorre, allora, rilevare come l’elemento informativo attinente alle assenze del reclamante sia stato introdotto nel procedimento disciplinare dal reclamante stesso, quando nella menzionata «relazione di servizio» del XX, oltre a riferire in merito all’accaduto, affermava che nessuna rimostranza nei suoi riguardi «potesse essere avanzata sotto il profilo della disponibilità e del senso di abnegazione», dopo aver ricordato al dirigente dell’UPGSP come «in quasi sette mesi di servizio effettivo all’Ufficio Ricezione Denunce [... si fosse ...] assentato solo tre giorni (per la partecipazione ad una prova concorsuale)». Il dirigente dell’UPGSP, dovendo riferire all’organo competente ad infliggere la sanzione disciplinare ogni circostanza rilevante — anche trasmettendo la «relazione di servizio» prodotta d’iniziativa dal reclamante — ha quindi necessariamente fornito precisazioni riguardo a quanto indicato dal reclamante per corroborare l’asserita «disponibilità e […] senso di abnegazione», specificando che, seppure nei sette mesi precedenti il reclamante si fosse assentato solo tre giorni per la partecipazione al concorso, soltanto otto mesi prima lo stesso si era assentato per 31 giorni poiché «colpito da malattia». È palese, perciò, che ove il reclamante non avesse nella «relazione» presentata spontaneamente dato valore al numero delle assenze dal servizio, quale circostanza idonea a mitigare la gravità degli addebiti, nessuna precisazione a tale specifico riguardo sarebbe stata necessaria da parte del dirigente dell’UPGSP”;

- “non sfugge, poi, come il menzionato dirigente dell’UPGSP fosse legittimato a conoscere (genericamente) la malattia del dipendente, essendo tale dirigente necessariamente destinatario della comunicazione dell’impossibilità del dipendente di presentarsi in servizio a causa della sopravvenuta malattia. […] Anche il dirigente dell’Ufficio del personale e lo stesso Questore, si precisa, sono legittimati a conoscere (genericamente) la malattia del dipendente, in relazione alla necessaria attività di gestione delle risorse umane”;

- quanto all’intempestivo riscontro alle istanze di esercizio dei diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento, “la condotta dell’Amministrazione […] non si è […] risolta in un’ingiustificata inerzia, essendo seguita alla presentazione delle istanze una sollecita e intensa attività di corrispondenza e verifica tra le diverse articolazioni periferiche e centrali coinvolte, per addivenire all’esatta individuazione dell’unità organizzativa competente a soddisfare gli interessi e a interloquire con l’odierno reclamante”.

Si dà atto, infine, che il reclamante ha fatto pervenire ulteriori precisazioni e osservazioni, anche a fronte dell’esperimento di specifiche istanze di accesso agli atti ai sensi degli artt. 22 e ss. della l. n. 241 del 7 agosto 1990, con nota del XX.

3. Esito dell’attività istruttoria.

3.1. Il trattamento dei dati relativi alle assenze per malattia del reclamante nell’ambito del procedimento disciplinare a suo carico.

All’esito dell’attività istruttoria, è emerso che, nel caso di specie, la Questura di Torino, presso cui il reclamante prestava servizio, ha fatto esplicito riferimento alle assenze per malattia in congedo straordinario di cui il reclamante ha fruito dal XX al XX all’interno della relazione del XX, prot. n. XX, redatta ai fini dello svolgimento di valutazioni di carattere disciplinare da parte delle unità organizzative competenti in ordine alla inottemperanza del reclamante “alla richiesta del superiore gerarchico di prolungare il turno di lavoro di straordinario”.

Nel dettaglio, la predetta informazione è stata esplicitata in ragione della necessità di replicare ai rilievi evidenziati dal reclamante - il quale, nell’ambito del procedimento disciplinare, aveva affermato come “nessuna rimostranza nei suoi riguardi «potesse essere avanzata sotto il profilo della disponibilità e del senso di abnegazione”, ricordando come “in quasi sette mesi di servizio effettivo all’Ufficio Ricezione Denunce [... si fosse ...] assentato solo tre giorni (per la partecipazione ad una prova concorsuale)” – e, alla luce di quanto dichiarato dal Ministero, non sarebbe stata indicata ove, diversamente, il reclamante, nel contraddittorio procedimentale, avesse omesso di “da[…re] valore al numero delle assenze dal servizio, quale circostanza idonea a mitigare la gravita degli addebiti”.

Malgrado, comunque, la stessa Questura ritenesse l’inserimento di tale passaggio come “non strettamente indispensabile” in relazione alla condotta contestata sul piano disciplinare, la stessa risulta aver esplicitato le predette informazioni all’interno della relazione al preciso fine di “rappresentare una vicenda precedente ed analoga a quella oggetto di segnalazione disciplinare, in quanto espressiva di una ipotetica difficoltà del dipendente ad adeguarsi alle decisioni del superiore gerarchico”, ritenendo che tale condotta fosse “ipoteticamente censurabile al pari del comportamento scorretto oggetto della segnalazione disciplinare e che ha portato alla sanzione del richiamo scritto” (cfr. nota della Questura di Torino del XX), nonché, in generale, per “lumeggiare la vita lavorativa dell’odierno reclamante nell’ambito del rapporto di impiego” (cfr. nota del XX).

Quanto sopra risulta, dunque, essere avvenuto per finalità comunque connesse a dichiarate ragioni di carattere disciplinare nonché, in particolare, attribuendo alle assenze per malattia del reclamante specifiche connotazioni valutative sul piano dell’osservanza dei doveri d’ufficio. Con specifico riferimento al trattamento dei dati personali nell’ambito del rapporto di lavoro, il datore di lavoro può trattare i dati personali dei lavoratori, anche relativi a categorie particolari di dati (cfr. art. 9, par. 1, del Regolamento), al ricorrere di un’idonea base giuridica, se il trattamento è necessario, in generale, per la gestione del rapporto di lavoro e per adempiere a specifici obblighi o compiti derivanti dalla disciplina di settore nonché quando il trattamento è “necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento” (artt. 6, parr. 1, lett. c) ed e), 2 e 3; 9, par. 2, lett. b) e g), e 4; 88 del Regolamento; 2-ter e 2-sexies del Codice).

Il datore di lavoro, quale titolare del trattamento, è tenuto in ogni caso a rispettare i principi in materia di protezione dei dati, fra i quali, in particolare, quelli di “liceità, correttezza e trasparenza”, “limitazione della finalità” e “minimizzazione dei dati”, per cui i dati personali devono essere “trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato”, “raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità” e “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati” (art. 5, par. 1, lett. a), b) e c), del Regolamento).

Al riguardo, si rappresenta in via generale che, nella cornice normativa del Regolamento e del Codice e secondo il costante orientamento del Garante, l’informazione relativa all’assenza dal servizio per malattia rientra nella nozione di dato personale relativo alla salute, peraltro anche a prescindere dalla circostanza che sia contestualmente indicata in modo esplicito la diagnosi (cfr. art. 4, n. 15), e 9 del Regolamento e considerando 35 del Regolamento; v., al riguardo, provv.ti 16 gennaio 2026, n. 1, doc. web n. 10220288; 9 maggio 2024, n. 270, doc. web n. 10025870; 23 marzo 2023, n. 84, doc. web n. 9888113; 15 dicembre 2022, n. 420, doc. web n. 9853429; 25 febbraio 2021, n. 68, doc. web n. 9567429; 7 maggio 2015, n. 269, doc. web n.4167648; 10 ottobre 2013, doc. web n.2753605; 7 luglio 2004, doc. web n. 1068839 e 1068917; v. par. 8 delle “Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", adottate in vigenza del precedente quadro normativo in materia di protezione dei dati con provv. 14 giugno 2007, n. 23, doc. web n. 1417809, e contenenti principi che possono ritenersi tuttora validi; v. anche Cass. civ., sez. I, 8 agosto 2013, n. 18980 e Cass. civ., sez. I, ord. 11 ottobre 2023, n. 28417, ove si afferma che “il semplice riferimento ad un'assenza dal lavoro "per malattia" costituisc[e] un dato personale "relativo alla salute" del soggetto cui l'informazione si riferisce”).

Ciò anche tenuto conto che, come ribadito di recente anche dalla Corte di Giustizia dell’Unione Europea, i trattamenti di tali particolari categorie di dati “possono costituire un’ingerenza particolarmente grave nei diritti fondamentali al rispetto della vita privata e alla protezione dei dati personali, garantiti agli articoli 7 e 8 della Carta dei diritti fondamentali” (sent. C-667/21, Krankenversicherung Nordrhein, del 21 dicembre 2023, par. 41; cfr. cons. 51 del Regolamento, ai sensi del quale “meritano una specifica protezione i dati personali che, per loro natura, sono particolarmente sensibili sotto il profilo dei diritti e delle libertà fondamentali, dal momento che il contesto del loro trattamento potrebbe creare rischi significativi per i diritti e le libertà fondamentali”).

A tal proposito, si fa in particolare presente che, sin dal 2007, il Garante, richiamando la specifica normativa di settore applicabile, ha chiarito che il datore di lavoro può lecitamente trattare il dato personale relativo all’assenza per malattia dei dipendenti solo per le finalità e alle condizioni normativamente previste (v., in particolare, par. 8.2 delle predette Linee Guida, ove si evidenzia che “riguardo al trattamento di dati idonei a rivelare lo stato di salute, la normativa sul rapporto di lavoro e le disposizioni contenute in contratti collettivi possono giustificare il trattamento dei dati relativi […] all’assenza dal servizio per malattia”).

Ciò tenuto conto sia che, in generale, anche in ambito lavorativo, il trattamento dei dati relativi alla salute è oggetto di un generale divieto ai sensi dell’art. 9, par. 1, del Regolamento e che tale divieto viene meno solo al ricorrere di specifiche condizioni, nel caso di specie la specifica disciplina applicabile al contesto lavorativo (cfr., per quanto qui rileva, art. 9, par. 2, lett. b), del Regolamento), sia che, più nello specifico, lo stato di malattia in cui versa il dipendente costituisce un’informazione relativa alla dimensione della sua vita privata che viene messa a disposizione del datore di lavoro al solo fine di permettere al dipendente stesso di giustificare la sua assenza dal servizio e consentire al datore di lavoro, nell’adempimento delle incombenze connesse alla gestione del rapporto lavorativo, di procedere alla sua contabilizzazione, alle verifiche di competenza e ai seguiti e agli adempimenti specifici previsti dalla legge anche sotto il profilo previdenziale e assicurativo.

Si fa presente, peraltro, che, nel rispetto del principio di limitazione della finalità di cui all’art. 5, par. 1, lett. b), del Regolamento, i dati personali possono essere trattati per una finalità diversa da quella per la quale gli stessi sono stati originariamente raccolti, ricorrendone i necessari presupposti, solo a condizione che la finalità del trattamento ulteriore non sia incompatibile con la finalità originaria, tenuto conto - oltre che “della relazione tra l'interessato e il titolare del trattamento”, “delle possibili conseguenze dell'ulteriore trattamento previsto per gli interessati” e “dell'esistenza di garanzie adeguate” - anche e specificamente “della natura dei dati personali, specialmente se siano trattate categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9” (v. art. 6, par. 4, del Regolamento).

Tanto premesso, considerato altresì che, in ogni caso, in base alla disciplina di settore applicabile, il datore di lavoro dispone di specifici strumenti per far valere le eventuali responsabilità del lavoratore che si assenti dal servizio per ragioni di malattia al di fuori dei presupposti previsti dalla legge, se del caso facendone scaturire le necessarie conseguenze sul piano disciplinare, si evidenzia che, diversamente, le informazioni relative alla frequenza del ricorso alla malattia da parte dei dipendenti e all’arco temporale di assenza dal servizio per tale motivo non possono essere trattate, come invece risulta essere avvenuto nel caso di specie, per apprezzare, sotto il profilo disciplinare, la complessiva diligenza dei dipendenti stessi nello svolgimento del rapporto di servizio, trattandosi di informazioni che, per loro natura, non sono pertinenti rispetto a tale fine (artt. 5, par. 1, lett. c), del Regolamento).

Ciò diversamente da quanto sostenuto in corso d’istruttoria dal Ministero, il quale si è richiamato alle disposizioni di cui al d.P.R. 25 ottobre 1981, n. 737 (spec. artt. 12 e 13), che tuttavia non prevedono espressamente né consentono ragionevolmente di ritenere, in un’ottica di tutela della dignità dei lavoratori e proprio in considerazione della natura delle assenze per malattia dei dipendenti, che, nell’ambito dei procedimenti disciplinari a carico del personale dell’Amministrazione della pubblica sicurezza, possano essere trattati anche i dati relativi a tali assenze per apprezzare, come nel caso di specie, la complessiva diligenza del lavoratore.

Né le dichiarate esigenze di replicare ai rilievi mossi dal reclamante nell’esercizio del contraddittorio procedimentale - di cui comunque si tiene conto, ritenendosi quindi la condotta, alla luce delle circostanze del caso di specie, non riconducibile all’art. 88 del Regolamento (art. 113 del Codice) - risultano sufficienti a giustificare tale specificazione nel contesto in esame, prescindendo la malattia dalla volontà dell’interessato.

Quanto sopra risulta confermato anche dal fatto che, nel caso in esame, la stessa Questura di Torino ha ritenuto che il trattamento del dato relativo all’assenza per malattia del reclamante dal XX al XX all’interno della relazione del XX, prot. n. XX sopra citata “non [fosse] strettamente indispensabile” in relazione alla condotta contestata sul piano disciplinare (cfr. nota del XX).

Per le ragioni che precedono, si rileva che il trattamento in questione è avvenuto in maniera non conforme ai principi di “liceità, correttezza e trasparenza”, “limitazione della finalità” e “minimizzazione dei dati”, nonché in assenza di un’idonea base giuridica, in violazione dell’artt. 5, par. 1, lett. a), b) e c) del Regolamento, 6 e 9 del Regolamento.

Sotto diverso profilo, il riferimento alle predette assenze per malattia risulta presente anche nella relazione istruttoria ministeriale n. XX del XX nonché, in particolare, nelle controdeduzioni al ricorso avverso il rapporto informativo del XX, redatte nell’ambito dell’attività istruttoria relativa al ricorso amministrativo del reclamante avverso il rapporto informativo del XX. In tal caso, secondo quanto rappresentato dal Ministero, tale circostanza è stata riportata in quanto “perfettamente funzionale al procedimento amministrativo”, posto che “le assenze dal servizio, a qualsiasi titolo avvenute, costituiscono un dato oggettivo che deve essere necessariamente valutato in sede di compilazione del rapporto informativo”, nell’ottica dello svolgimento delle valutazioni di competenza sia “in ordine alla competenza della compilazione del rapporto” che in relazione alla verifica di “elementi di giudizio come "l'assiduità" e il "rendimento complessivo" riconducibili direttamente o indirettamente proprio alla presenza in servizio” (cfr. nota del XX).

Al riguardo, si prende atto della documentazione in atti e, in particolare, delle dichiarazioni rese dal Ministero anche ai sensi dell’art. 168 del Codice in relazione alle rappresentate necessità di computare le assenze dal servizio a vario titolo avvenute nell’ambito dei procedimenti amministrativi sopra descritti e nell’esercizio di proprie legittime finalità.

Analoghe considerazioni devono essere svolte con riguardo alla relazione prot. XX del XX, non risultando comprovato che il riferimento alle assenze per malattia del reclamante sia stato utilizzato in maniera non conforme alla disciplina di protezione dei dati, dunque allo scopo di apprezzare, sotto il profilo disciplinare, la complessiva diligenza del dipendente nello svolgimento del rapporto di servizio, come invece avvenuto, anche alla luce delle dichiarazioni rese dalla Questura di Torino (cfr. nota del XX), nel caso della relazione del X, prot. n. XX, sopra citata.

3.2. Il tardivo riscontro alle istanze del reclamante ai sensi degli artt. 15-22 del Regolamento.

Con riferimento al lamentato ritardo nel riscontro delle istanze formulate dall’interessato, ai sensi degli artt. 15-22 del Regolamento, in data XX, si osserva preliminarmente che il titolare del trattamento è tenuto ad agevolare l’esercizio dei diritti da parte dell’interessato nonché, in ogni caso, a fornire esplicito riscontro alla richiesta formulata dall’interessato, a prescindere dalla fondatezza o meno della stessa, senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal suo ricevimento.

Il menzionato termine può essere prorogato dal titolare di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste, fermo restando il diritto dell’interessato ad essere informato di tale proroga e dei motivi del ritardo entro un mese dal ricevimento della richiesta (art. 12, parr. 2 e 3, del Regolamento). Inoltre, se il titolare del trattamento non ottempera alla richiesta dell'interessato, lo informa, senza ritardo e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, dei motivi dell'inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un'autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale (art. 12, par. 4, del Regolamento).

Per tali ragioni, considerato che il Ministero ha riscontrato le richieste di esercizio dei diritti ai sensi degli artt. 15-22 del Regolamento, formulate dall’interessato il XX, solo a seguito dell’istruttoria avviata da questa Autorità, in data XX, e dunque tardivamente in quanto ben oltre il termine previsto dal Regolamento, deve concludersi che, malgrado lo stesso abbia dato atto di aver avviato, a fronte delle richieste, “una sollecita e intensa attività di corrispondenza e verifica tra le diverse articolazioni periferiche e centrali coinvolte, per addivenire all’esatta individuazione dell’unità organizzativa competente” (cfr. nota del XX), il riscontro non è stato fornito tempestivamente nei termini previsti dall’art. 12 del Regolamento.

4. Conclusioni

Alla luce delle valutazioni sopra richiamate, si rileva che le dichiarazioni rese dal titolare del trattamento nel corso dell’istruttoria ˗ della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell’art. 168 del Codice ˗, seppure meritevoli di considerazione, non consentono di superare tutti i rilievi notificati dall’Ufficio con l’atto di avvio del procedimento e risultano insufficienti a consentire l’archiviazione di tutte le questioni prospettate con il reclamo che hanno dato origine al presente procedimento ai sensi dell’art. 14, comma 1, del Regolamento del Garante n. 1/2019.

Si confermano, pertanto, le valutazioni preliminari dell’Ufficio e si rileva l’illiceità del trattamento di dati personali effettuato dal Ministero dell’Interno – Dipartimento della Pubblica Sicurezza – Poliziadi Stato nei termini di cui sopra.

Tanto premesso, occorre, tuttavia, tenere in considerazione taluni elementi, anche di contesto, emersi nel corso dell’istruttoria, che risultano indispensabili ai fini della valutazione in concreto dell’entità delle violazioni riscontrate e della lesività della complessiva condotta (v. cons. 148 del Regolamento).

In particolare, tenuto conto che:

- ancorché le informazioni oggetto di trattamento nel caso di specie appartengano alla categoria dei dati rela- le violazioni presentano carattere colposo, anche tenuto conto, quanto alla violazione dell’art. 12 del Regolamento, della particolare complessità organizzativa delle strutture e delle articolazioni facenti capo al Ministero (cfr. art. 83, par. 2, lett. b), del Regolamento);

- il Ministero ha offerto una piena cooperazione con l’Autorità nel corso dell’istruttoria (art. 83, par. 2, lett. f), del Regolamento);

- non risultano precedenti violazioni pertinenti commesse dal titolare del trattamento, aventi la medesima natura di quelle accertate in relazione ai fatti di reclamo, con riferimento ai trattamenti effettuati in ambito lavorativo (art. 83, par. 2, lett. e), del Regolamento), le circostanze del caso concreto inducono a qualificare lo stesso come “violazione minore”, ai sensi del cons. 148 e dell’art. 83, par. 2, del Regolamento, nonché delle “Linee guida riguardanti l'applicazione e la previsione delle sanzioni amministrative pecuniarie ai fini del regolamento (UE) n. 2016/679”, adottate dal Gruppo di Lavoro Art. 29 il 3 ottobre 2017, WP 253, e fatte proprie dal Comitato europeo per la protezione dei dati con l’“Endorsement 1/2018” del 25 maggio 2018.

Alla luce di tutto quanto sopra rappresentato, e dei termini complessivi della vicenda in esame, si ritiene, pertanto, sufficiente ammonire il titolare del trattamento per la violazione delle disposizioni sopraindicate, ai sensi dell’art. 58, par. 2, lett. b), del Regolamento (cfr. anche cons. 148 e art. 83, par. 2, del Regolamento).

Non ricorrono, altresì, i presupposti di cui all’art. 58, par. 2, del Regolamento.

Si rileva, infine, che ricorrono i presupposti di cui all’art. 17 del regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a) dichiara, ai sensi dell’art. 57, par. 1, lett. f), del Regolamento, l’illiceità del trattamento dei dati personali effettuato dal Ministero dell’Interno - Dipartimento della Pubblica Sicurezza - Polizia di Stato, in persona del legale rappresentante pro-tempore, con sede legale in Piazza del Viminale 1 - 00184 Roma (RM), C.F. 80202230589, per violazione degli artt. 5, par. 1, lett. a), b) e c) del Regolamento, 6, 9 e 12 del Regolamento nei termini di cui in motivazione;

b) ai sensi dell’art. 58, par. 2, lett. b) del Regolamento, ammonisce il predetto Istituto, quale titolare del trattamento in questione, per aver violato artt. 5, par. 1, lett. a), b) e c) del Regolamento, 6, 9 e 12 del Regolamento, come sopra descritto;

c) ai sensi dell’art. 154-bis, comma 3 del Codice e dell’art. 37 del Regolamento del Garante n. 1/2019, dispone la pubblicazione del presente provvedimento sul sito internet dell’Autorità;

d) ritiene che ricorrano i presupposti di cui all’art. 17 del Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante.

Ai sensi degli artt. 78 del Regolamento, 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento è possibile proporre ricorso dinnanzi all’autorità giudiziaria ordinaria, a pena di inammissibilità, entro trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso ovvero entro sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.

Roma, 17 aprile 2026

IL PRESIDENTE

Stanzione

IL RELATORE

Cerrina Feroni

IL SEGRETARIO GENERALE

Montuori

Scheda

Doc-Web

10254140

Data

17/04/26

Argomenti

Pubblica Amministrazione

Dati sanitari

Assenze

Lavoro pubblico

Tipologie

Ammonimento