Italian Data Protection Authority: warning to the provincial branch of ANMIC in Ravenna for providing incorrect contact details for data subjects’ rights

Provvedimento del 4 dicembre 2025 [10210049]

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[doc. web n. 10210049]

Provvedimento del 4 dicembre 2025

Registro dei provvedimenti

n. 735 del 5 dicembre 2025

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia e l’avv. Guido Scorza, componenti e il dott. Luigi Montuori, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito “Regolamento”);

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la Direttiva 95/46/CE” (di seguito “Codice”);

VISTO il Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali, approvato con deliberazione del n. 98 del 4/4/2019, pubblicato in G.U. n. 106 dell’8/5/2019 e in www.gpdp.it, doc. web n. 9107633 (di seguito “Regolamento del Garante n. 1/2019”);

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal Segretario generale ai sensi dell’art. 15 del Regolamento del Garante n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, in www.gpdp.it, doc. web n. 1098801;

RELATORE l’avv. Guido Scorza;

PREMESSO

1. Il reclamo

Con reclamo presentato a questa Autorità in data XX, il sig. XX ha lamentato di aver inviato, in data XX, alla sede provinciale A.N.M.I.C. (Associazione Nazionale Mutilati e Invalidi Civili) di Ravenna (di seguito “Associazione”), una richiesta di accesso ai dati personali di cui all’art. 15 del Regolamento, nel rispetto della “(…) procedura descritta sulla lettera ANMIC che indicava quale indirizzo mail di riferimento XX. Da tale indirizzo mail (…) è tornata risposta (all’interessato) di rivolger(si) a un indirizzo mail diverso”.

L’interessato, nel reclamo, ha fatto presente di aver avanzato, all’Associazione, istanza ai sensi dell’art. 15 del Regolamento, poiché aveva ricevuto, da quest’ultima, una lettera “(…) relativamente alla pratica di invalidità civile (che lo riguardava). Non avendo alcun rapporto con ANMIC e non avendo autorizzato terzi a diffondere i dati relativi alla (propria) invalidità, (…) (ha) scritto per esercitare i (…) diritti (…) rispettando la procedura descritta sulla lettera ANMIC che indicava quale indirizzo mail di riferimento XX. Dalla documentazione allegata al reclamo, risulta che dall’indirizzo XX, presente, più esattamente, nell’informativa in calce alla lettera inviata dall’Associazione al sig. XX, è stato risposto al sig. XX che “(…) il presente indirizzo corrisponde alla sede provinciale di Roma”.

2. L’attività istruttoria

Con nota del XX (prot. n. XX), l’Autorità ha invitato - ai sensi dell’art. 15 del Regolamento del Garante n. 1/2019 (doc. web n. 9107633) – l’Associazione ad aderire alle richieste del reclamante.

Con nota del XX, l’Associazione, ha risposto all’Autorità, rappresentando che “L'Associazione Nazionale Mutilati ed Invalidi Civili, come da disposizione normativa, riceve gli elenchi dei nominativi di coloro che presentano domanda di invalidità civile, disabilità ed handicap. L'articolo 8 della Legge n. 118/71, infatti, dispone che “Gli elenchi dei nominativi, di cui al comma precedente, sono trasmessi contemporaneamente anche alla Associazione nazionale dei mutilati ed invalidi civili di cui alla legge 23 aprile 1965, n. 458, a cura del segretario della commissione”. Tale disposizione è stata reiterata dall'articolo 24 della Legge n, 183/2010. La finalità del trattamento operata dall’Associazione Nazionale Mutilati ed Invalidi Civili afferisce alla tutela della condizione soggettiva della persona che presenta la domanda amministrativa di cui alle categorie evidenziate. I dati personali trattati dall’associazione concernono il solo nome ed il solo indirizzo del soggetto che presenta la domanda e detti dati non vengono comunicati a soggetti terzi né sul territorio nazionale né a paesi terzi o organizzazioni internazionali. Il periodo di conservazione dei dati attiene a quello strettamente indispensabile per procedere alla spedizione della missiva nella quale si rappresenta la possibilità di rivolgersi all'associazione stessa. È sempre possibile per l'interessato chiedere la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento. Nel caso specifico gli unici dati del Signor XX trattati dall'associazione concernevano il nominativo ed il suo indirizzo. Ad oggi l'associazione non ha più detti dati avendo da tempo provveduto alla loro cancellazione”.

Successivamente a tale riscontro, l’Ufficio, con nota del XX (prot. n. XX), ha richiesto informazioni all’Associazione ai sensi dell’art. 157 del Codice, con particolare riferimento ai motivi dell’erronea indicazione, nell’informativa di cui all’art. 14 del Regolamento, dei recapiti del titolare del trattamento a cui indirizzare l’istanza di esercizio dei diritti ai sensi degli artt. da 15 a 22 del Regolamento.

L’Associazione ha fornito riscontro documentando, tra l’altro, l’invio all’interessato - in data XX - della medesima risposta già trasmessa all’Autorità in data XX. Inoltre, ha dichiarato, fra altro che:

- “Quanto alle specifiche osservazioni del Garante secondo cui “...... dovrebbero consentire una facile identificazione del titolare del trattamento e preferibilmente varie forme di comunicazione con esso (ad esempio numero di telefono, e-mail, indirizzo postale , etc)” si osserva che nessuna carenza o superficialità può essere addebitata ad ANMIC poiché nella lettera stessa è chiaramente indicato il nome del Commissario (rappresentante legale) nonché l'indirizzo, la mail e il telefono, tramite messaggio Whats App. Per prima cosa è da osservare che l’ANMIC è sempre stata, in ogni sua attività, completamente trasparente, così come nella fattispecie concreta di cui si tratta. Infatti vi sono tutti gli elementi per identificare con semplicità ove doversi riferire, telefonicamente, o tramite messaggio Whats App, o con mail o lettera semplice o personalmente per segnalare ogni supposta violazione degli obblighi relativi al trattamento dei dati personali”;

- “Nel caso di specie è stata erroneamente indicata una mail riferita ad altra sede provinciale. Trattasi chiaramente di un mero errore di fatto. Tale tipologia di errore si usa anche oggi chiamarlo “lapsus calami”. Ciò in quanto è assimilabile all'errore di scrittura manuale l'errore determinato dalla digitazione (ad esempio) di un tasto al posto di un altro nella videoscrittura, nel cd. copia e incolla, o in altre operazioni simili”.

3. Valutazioni dell’Ufficio e avvio del procedimento sanzionatorio

Con atto del XX (prot. n. XX), l’Ufficio ha avviato, ai sensi dell’art. 166, comma 5, del Codice, un procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui all’art. 58, par. 2 del Regolamento, contestando la violazione dell’art. 12, parr. 1 e 2, in relazione all’art. 14, par. 1, lett. a) del Regolamento, per l’indicazione nell’informativa rilasciata agli interessati di recapiti non corretti per l’esercizio dei diritti. In particolare, l’Associazione ha indicato, nel testo dell’informativa da rilasciare agli interessati ai sensi dell’art. 14 del Regolamento, un erroneo indirizzo telematico (XX) presso il quale presentare istanze di esercizio dei diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento, oltre a un erroneo indirizzo riferito all’ubicazione di una diversa sede A.N.M.I.C., sita in Roma, quale sede ulteriore per esercitare i predetti diritti.

In data XX, l’Associazione ha richiesto di essere sentita dall’Autorità e in data XX si è svolta l’audizione, nella quale l’Associazione ha dichiarato che:

“Ad integrazione di quanto già in atti, si precisa che con riferimento agli erronei recapiti presenti nel testo dell’informativa da rendere agli interessati - dei quali ultimi l’INPS comunica all’ANMIC gli elenchi sulla base di disposizioni di legge – questa sede di Ravenna, a seguito dell’invito ad aderire alla risposta del reclamante, formulato dall’Autorità, ha provveduto a modificare correttamente l’informativa di cui sopra. Si provvederà, pertanto, entro la giornata odierna, a inviare tale modello di informativa rettificata”.

4. Esito dell’istruttoria

Dagli atti risulta che l’interessato ha utilizzato l’indirizzo indicato nell’informativa (XX), ricevendo, tuttavia, risposta da una diversa sede A.N.M.I.C., sita in Roma, anch’essa riportata erroneamente nell’informativa quale recapito alternativo.

In particolare, nel testo dell’informativa si legge: “Si potrà rivolgere direttamente presso la sede del titolare sopra indicata tramite fax o posta ordinaria o all’indirizzo di posta elettronica XX I medesimi diritti di accesso potranno essere esercitati nei confronti della Sede Provinciale presso la quale è iscritto, tramite posta o fax, (Piazza Bologna n. 10)”.

Il Regolamento, con riferimento all’obbligo di trasparenza previsto in capo al titolare del trattamento, dispone che il titolare “adotta misure appropriate per fornire all'interessato tutte le informazioni di cui agli articoli 13 e 14 e le comunicazioni di cui agli articoli da 15 a 22 (…) del Regolamento in forma (…) trasparente (…)”, agevolando l’esercizio dei diritti degli interessati di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento medesimo (art. 12, parr. 1 e 2 del Regolamento). Circa l’obbligo di agevolare l’esercizio dei diritti il Considerando 63 evidenzia che “Un interessato dovrebbe avere il diritto di accedere ai dati personali raccolti che lo riguardano e di esercitare tale diritto facilmente e a intervalli ragionevoli, per essere consapevole del trattamento e verificarne la liceità”. In particolare, il documento “Linee guida sulla trasparenza - WP 260 rev. 01 adottate il 29 novembre 2017, versione emendata adottata il 11 aprile 2018” prevede, fra altro, che “La trasparenza è un obbligo trasversale a norma del regolamento, che si esplica in tre elementi centrali: 1) (…) 2) le modalità con le quali il titolare del trattamento comunica con gli interessati riguardo ai diritti di cui godono ai sensi del regolamento; 3) (…)”.

Inoltre, come in tale vicenda, “Qualora i dati non siano stati ottenuti presso l'interessato, il titolare del trattamento fornisce all'interessato le seguenti informazioni: (…) a) l'identità e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del suo rappresentante (…)” (art. 14 del Regolamento).

L’indicazione nell’informativa di cui all’art. 14 del Regolamento di recapiti errati per esercitare i diritti ai sensi degli artt. da 15 a 22 del Regolamento medesimo, ha di fatto ostacolato l’esercizio del diritto di accesso, configurando la violazione contestata.

Il fatto che, come sostenuto dal titolare, nel testo dell’informativa siano indicati altri canali per esercitare i diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento (“(…) Si potrà rivolgere direttamente presso la sede del titolare sopra indicata tramite fax o posta ordinaria”), non esime, tuttavia, l’Associazione dalla responsabilità di non aver osservato l’obbligo di cui all’art. 12 del Regolamento; ciò, per aver indicato indirizzi erronei tali da non agevolare l’esercizio dei diritti: l’indirizzo di posta elettronica XX e quello di una sede A.N.M.I.C. ubicata in Roma.

Peraltro, la comunicazione agevole tra cittadini e interlocutori istituzionali, pubblici e privati, è ormai principalmente riferibile all’uso della posta elettronica, tenuto, altresì, conto che l’Associazione è un ente con personalità giuridica di diritto privato che svolge attività di particolare rilevanza sociale, attesi i compiti associativi e di rappresentanza e tutela degli interessi morali ed economici dei mutilati e invalidi civili (d.P.R. 23 dicembre 1978).

5. Conclusioni

Alla luce delle valutazioni sopra richiamate, tenuto conto delle dichiarazioni rese dal titolare del trattamento nel corso dell’istruttoria e considerato che, salvo che il fatto non costituisca più grave reato, chiunque, in un procedimento dinanzi al Garante, dichiara o attesta falsamente notizie o circostanze o produce atti o documenti falsi, ne risponde ai sensi dell’art. 168 del Codice “Falsità nelle dichiarazioni al Garante e interruzione dell’esecuzione dei compiti o dell’esercizio dei poteri del Garante”, gli elementi forniti dal titolare del trattamento in atti e nel corso dell’audizione, non consentono di superare i rilievi notificati dall’Ufficio con il richiamato atto di avvio del procedimento, non ricorrendo, peraltro, alcuno dei casi previsti dall’art. 11 del Regolamento del Garante n. 1/2019.

Pertanto, tenuto conto di quanto sopra rappresentato, è accertato che la sede provinciale A.N.M.I.C. di Ravenna ha violato l’obbligo di trasparenza e di agevolazione dell’esercizio dei diritti di cui all’art. 12, parr. 1 e 2, in relazione all’art. 14, par. 1, lett. a) del Regolamento, per avere indicato, nel testo dell’informativa rilasciata agli interessati ai sensi dell’art. 14 del Regolamento medesimo, un erroneo indirizzo telematico (XX) presso il quale presentare istanze di esercizio dei diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento, oltre a un erroneo indirizzo riferito a una diversa sede ANMIC, sita in Roma, quale sede ulteriore per esercitare i predetti diritti.

Ciò premesso, tenuto conto che:

- dalle risultanze degli atti, il reclamo risulta essere l’unico pervenuto e la condotta del titolare, sotto il profilo psicologico, priva di dolo;

- la responsabilità è riconducibile a un grado di colpa da valutarsi come lieve alla luce degli elementi che connotano la vicenda;

- il titolare del trattamento ha adottato tutte le misure per evitare futuri accadimenti analoghi a quello occorso;

- non risultano precedenti violazioni pertinenti commesse dallo stesso, le circostanze del caso concreto inducono a qualificare lo stesso come “violazione minore”, ai sensi del cons. 148 del Regolamento e delle “Linee guida riguardanti l'applicazione e la previsione delle sanzioni amministrative pecuniarie ai fini del regolamento (UE) n. 2016/679”, adottate dal “Gruppo di Lavoro Art. 29” il 3 ottobre 2017, WP 253 e fatte proprie dal Comitato europeo per la protezione dei dati con l’”Endorsement 1/2018” del 25 maggio 2018.

Si ritiene, pertanto, sufficiente procedere con ammonimento ai sensi degli artt. 58, par. 2 lett. b) e 83, par. 2 del Regolamento.

Inoltre, ricorrono i presupposti di cui all’art. 17 del Regolamento n. 1/2019.

Infine, copia del presente provvedimento è pubblicata sul sito web della scrivente Autorità, ai sensi dell’art. 154-bis, comma 3 del Codice e dell’art. 37 del Regolamento del Garante n. 1/2019.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a) dichiara, ai sensi dell’art. 57, par. 1 lett. a), del Regolamento, l’illiceità del trattamento effettuato dalla sede provinciale A.N.M.I.C. di Ravenna, Via Don Minzoni 77 – 48121 (RA) – C.F.: 92005460396 per la violazione dell’art. 12, parr. 1 e 2, in relazione all’art. 14, par. 1 lett. a) del Regolamento nei termini di cui in motivazione;

b) ai sensi dell’art. 58, par. 2, lett. b) del Regolamento, ammonisce il titolare del trattamento;

c) ritiene che ricorrano i presupposti di cui all’art. 17 del Regolamento del Garante n. 1/2019;

d) ai sensi dell’art. 154-bis, comma 3 del Codice dispone la pubblicazione del provvedimento sul sito del Garante.

Ai sensi degli artt. 78 del Regolamento, 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento è possibile proporre ricorso dinnanzi all’Autorità giudiziaria ordinaria, a pena di inammissibilità, entro trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso ovvero entro sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.

Roma, 4 dicembre 2025

IL PRESIDENTE

Stanzione

IL RELATORE

Scorza

IL SEGRETARIO GENERALE

Montuori

Scheda

Doc-Web

10210049

Data

04/12/25

Argomenti

Particolari categorie di dati

Invalidità

Tipologie

Ammonimento